Conditions Générales

CONDITIONS GÉNÉRALES DE PRESTATIONS DE SERVICES (CGPS)

1. OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Les présentes Conditions Générales de Prestations de Services ("CGPS") ont pour objet de définir les conditions selon lesquelles la société SOPTIMA, SAS immatriculée en France, fournit ses services à ses clients professionnels (« le Client »).

Ces services incluent :
- Ressources Humaines (RH) : audit, gestion du personnel, suivi RH, onboarding, etc.
- Finance : gestion financière, suivi de trésorerie, aide à la comptabilité, reporting, etc.
- Administratif : gestion administrative, secrétariat, gestion documentaire, etc.
- Communication : stratégie, accompagnement en communication interne et externe, gestion de contenus, coordination des actions de communication.
- Digitalisation : intégration de logiciels, interconnexion d’outils, automatisation de processus.
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Toute commande d'une prestation implique l'acceptation sans réserve des présentes CGPS. Les services sont fournis "en l'état" et selon les spécifications du devis ou du contrat.

‍2. DÉFINITIONS
Les termes en majuscules ont la signification suivante :
- Client : Toute entité professionnelle signataire d'un devis ou d'un contrat avec SOPTIMA.
- SOPTIMA : La société prestataire de services.
- Services : L’ensemble des prestations réalisées par SOPTIMA, détaillées dans la proposition commerciale et/ou le contrat signé entre les parties.
- Conditions Générales : Les présentes CGPS applicables à toutes les prestations fournies par SOPTIMA.
- Proposition Commerciale : Le document décrivant les services proposés par SOPTIMA et leurs tarifs.
- Contrat : L'accord écrit signé par les parties, détaillant les services et les conditions spécifiques.

‍3. MODALITÉS D'EXÉCUTION DES PRESTATIONS

3.1. Services RH
SOPTIMA assure des missions d’accompagnement en ressources humaines, incluant des audits, de la gestion administrative du personnel, le suivi et pilotage RH, la mise à disposition de ressources externalisées.

‍3.2. Services Finance
SOPTIMA propose un accompagnement en gestion financière, incluant des audits, le suivi de trésorerie, la préparation de documents financiers, l’assistance dans le pilotage de la performance, la mise à disposition de profil de type directeur administratif et financier à temps partagé.
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3.3. Services Administratifs
SOPTIMA prend en charge des missions administratives variées, telles que le secrétariat, la gestion documentaire ou encore l’organisation de tâches opérationnelles ainsi que la mise à disposition de profils de type Assistante de direction, Office Manager, etc.
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3.4. Services Communication
SOPTIMA accompagne le Client dans sa communication interne et externe, la création et gestion de contenus, ainsi que dans la coordination des actions de communication.

3.5 Services de Digitalisation
SOPTIMA met en oeuvre des prestations d'intégration de logiciels, d'automatisation de processus métier et d'interconnexion d'outils.
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3.6 Réception des prestations
La réception des prestations a lieu lors d'une réunion de clôture du projet. À l'issue de cette réunion, si aucune objection n'a été notifiée par le Client, le projet est considéré comme clôturé et les prestations sont réputées acceptées.

4. OBLIGATIONS DES PARTIES
4.1. Obligations de SOPTIMA
- SOPTIMA s'engage à fournir les prestations conformément à la proposition commerciale signée.
- SOPTIMA s'engage à informer le Client de toute difficulté susceptible d'affecter l'exécution des services.
- SOPTIMA s'engage à assurer la confidentialité des informations du Client.
- SOPTIMA est soumise à une obligation de moyens et non de résultats.

‍4.2. Obligations du Client
- Le Client s'engage à fournir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des prestations.
- Le Client s'engage à mettre à disposition les accès et les ressources requises.
- Le Client s'engage à régler les prestations conformément aux conditions de paiement.
- Le client s'engage à collaborer activement avec SOPTIMA et à désigner un interlocuteur dédié.

5. TARIFICATION ET PAIEMENT
5.1. Prix
Les tarifs des prestations sont définis dans le devis ou le contrat signé par le Client.

‍5.2. Modalités de paiement
Les paiements sont exigibles à réception de facture, sauf accord contraire.

‍5.3. Retard de paiement
Tout retard entraîne l'application de pénalités de retard conformément à la loi.

5.4. Frais supplémentaires
Les frais de transport, d’hébergement et autres frais exceptionnels engagés dans le cadre de la prestation sont à la charge du Client, sous réserve de son accord préalable.

6. RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES
6.1. Limitation de responsabilité
SOPTIMA ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects ou immatériels résultant de l'utilisation de ses services. De plus, SOPTIMA ne saurait être tenue responsable des erreurs ou omissions liées aux informations transmises par le Client ou par son prestataire. Il incombe au Client de s'assurer de la véracité, de l'exactitude et de la complétude des données fournies. SOPTIMA n'effectue aucune vérification des données transmises et ne pourra être tenue responsable en cas de présence d'anomalies dans ces données.

6.2. Force majeure
SOPTIMA ne pourra être tenue responsable des conséquences d'éventuelles incohérences dans la configuration des services. Il incombe exclusivement au Client de vérifier, ajuster et valider les paramètres relatifs aux services fournis. En cas de dysfonctionnement ou de problème résultant d'un paramétrage incorrect, SOPTIMA décline toute responsabilité.

6.3 Force majeure
En cas de force majeure, l'exécution des obligations de SOPTIMA sera suspendue pendant la durée de l'événement de force majeure. Cela inclut, mais sans s'y limiter, les événements tels que les catastrophes naturelles, les grèves, les pannes informatiques, les attaques de cybersécurité ou toute autre circonstance indépendante de la volonté de SOPTIMA, qui rendrait l'exécution des obligations contractuelles impossible.
SOPTIMA déclare être assuré par une assurance de responsabilité civile professionnelle.

‍7. CONFIDENTIALITÉ
Les parties s'engagent à ne pas divulguer les informations confidentielles échangées dans le cadre des prestations. Cette obligation de confidentialité perdure pendant une durée de 3 ans après la fin des prestations.

‍8. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
‍SOPTIMA conserve la propriété des méthodes et outils développés. Le Client dispose d'un droit d'usage limité aux besoins de son activité. La propriété des développements spécifiques réalisés pour le Client sera définie dans le contrat de service.

9. DURÉE ET RÉSILIATION
9.1. Prestations au temps passé
Les prestations réalisées au temps passé sont fournies sans engagement de durée.
Chaque partie peut y mettre fin à tout moment par notification écrite (courrier ou e-mail), sous réserve du respect d’un préavis de 30 jours calendaires.

‍9.2. Prestations au forfait avec engagement
Pour les prestations réalisées sur la base d’un forfait avec engagement (6 mois, 12 mois ou 24 mois), la durée d’engagement est précisée dans le devis ou le contrat.
La résiliation anticipée par le Client n’est possible qu’en cas de manquement grave et non réparé par SOPTIMA dans un délai de 30 jours suivant notification écrite.
En dehors de ce cas, toute résiliation anticipée entraîne l’exigibilité immédiate de l’intégralité des sommes restant dues jusqu’au terme contractuel.

9.3. Renouvellement tacite
À l’issue de la période initiale d’engagement, les prestations forfaitaires sont renouvelées tacitement pour une durée équivalente à la période initiale, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties.
La dénonciation doit être notifiée par écrit (courrier ou e-mail) au moins 30 jours calendaires avant la fin de la période contractuelle en cours.

Les présentes CGPS sont soumises au droit français. Tout litige sera soumis aux tribunaux compétents de Paris.

11. EXCLUSIONS
Tout ce qui n'est pas explicitement mentionné dans le devis ou la proposition commerciale est exclu des obligations de SOPTIMA.Toute prestation hors du périmètre défini (notamment toute mission exceptionnelle ou additionnelle) fera l’objet d’une proposition commerciale ou d’un avenant spécifique.

12. RGPD
Dans le cadre des prestations, SOPTIMA peut être amenée à traiter des données personnelles pour le compte du Client. SOPTIMA s'engage à respecter les obligations du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.