Licences IA en double : comment repérer et supprimer les doublons

En bref

Les doublons de licences IA apparaissent quand plusieurs équipes choisissent chacune leur assistant, et que la DSI en déploie un autre de son côté.
Deux sources de gaspillage s'additionnent : les outils qui font la même chose pour les mêmes personnes, et les licences attribuées mais peu utilisées.
Les éditeurs fournissent des rapports d'usage qui permettent de repérer les licences dormantes, à condition de les consulter.
La méthode tient en quatre étapes : inventorier, mesurer, arbitrer, puis réattribuer ou résilier avant la date de renouvellement.

Comment les doublons apparaissent

Le scénario est presque toujours le même. Le service marketing teste un assistant pour rédiger ses contenus. Le commercial en choisit un autre, plus pratique sur mobile. La direction financière s'abonne à un troisième pour analyser ses tableaux. Puis la DSI déploie l'assistant intégré à la suite bureautique pour tout le monde.

Quelques mois plus tard, certains collaborateurs disposent de deux ou trois outils qui couvrent globalement les mêmes besoins : rédiger, résumer, analyser, rechercher. Chacun a été choisi pour de bonnes raisons. Personne n'a la vue d'ensemble.

Le phénomène est accentué par la façon dont l'IA arrive dans l'entreprise : selon l'étude Microsoft France et YouGov publiée en février 2026, 61 % des salariés français qui utilisent l'IA au travail passent par des comptes personnels au moins une fois par semaine. Les abonnements naissent dans les équipes avant d'être connus de la direction.

Les deux formes de gaspillage

Les doublons fonctionnels

Plusieurs assistants généralistes payés pour les mêmes personnes ou le même service. Ce sont les plus faciles à repérer, car ils apparaissent dès que l'on met côte à côte la liste des outils et la liste de leurs titulaires.

Les licences dormantes

Des licences attribuées mais peu ou pas utilisées. Elles sont plus discrètes : la licence existe, elle est payée, mais son titulaire ne s'en sert qu'occasionnellement, ou plus du tout depuis un changement de poste ou un départ. Une licence ouverte pour tester un outil et jamais retirée en fait aussi partie.

Les signaux à surveiller

Plusieurs abonnements à des assistants généralistes dans un même service.
Des abonnements payés par carte bancaire ou en note de frais, hors du circuit achats.
Des licences dont le titulaire n'a pas été actif depuis plusieurs semaines.
Des licences encore actives pour des collaborateurs qui ont quitté l'entreprise.
Des fonctions d'IA payantes activées dans plusieurs logiciels pour le même usage, par exemple la prise de notes en réunion.

La méthode en quatre étapes

1. Inventorier

Lister tous les outils d'IA payés par l'entreprise, avec pour chacun : l'éditeur, l'offre, le nombre de licences, les titulaires, le coût, le canal d'achat et la date de renouvellement. Les factures éditeurs, les relevés de cartes et les notes de frais sont les trois sources à croiser.

2. Mesurer l'usage réel

Les principaux éditeurs fournissent des rapports d'usage aux administrateurs. Le rapport d'usage de Microsoft 365 Copilot, par exemple, indique pour chaque titulaire le nombre de requêtes, le nombre de jours d'activité et la date de dernière utilisation, sur des périodes allant jusqu'à 180 jours. Il calcule aussi un taux d'utilisateurs actifs : la part des licences effectivement utilisées.

Pour les outils qui ne proposent pas de rapport, un court questionnaire auprès des titulaires complète utilement les données.

3. Arbitrer avec les métiers

Supprimer un outil sans consulter ses utilisateurs crée du mécontentement, et souvent du Shadow AI. Mieux vaut définir avec les métiers quel outil sert quel usage, puis choisir un outil de référence par grand besoin. Un outil spécialisé peut rester justifié pour une équipe précise, à condition que ce soit un choix et non un oubli.

4. Réattribuer ou résilier au bon moment

Une licence dormante peut souvent être réattribuée à un collaborateur qui en a besoin, ce qui évite un nouvel achat. Pour les résiliations, tout se joue sur le calendrier.

Le piège des renouvellements automatiques

La plupart des abonnements se renouvellent tacitement, souvent pour un an. Une fois la date passée, l'entreprise est engagée pour une nouvelle période, licences inutilisées comprises.

Entre entreprises, aucun rappel n'est garanti avant la reconduction : c'est le contrat qui fixe la durée d'engagement et le préavis de résiliation. Il faut donc noter, pour chaque outil, la date limite pour réduire le nombre de licences ou résilier, et la revoir un à deux mois avant.

Questions fréquentes

À partir de combien de licences faut-il s'en préoccuper ?

Dès les premières dizaines. Le sujet n'est pas réservé aux grands comptes : dans une PME, quelques abonnements inutilisés à plusieurs dizaines d'euros par mois représentent vite un budget annuel significatif.

Faut-il imposer un seul assistant à toute l'entreprise ?

Pas forcément. L'objectif est d'éviter de payer deux fois pour le même usage, pas d'interdire tout outil spécialisé. Un assistant de référence pour les usages courants, complété par quelques outils métiers justifiés, est souvent le bon équilibre.