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Audit& Mise en conformité administrative
Analyse des procédures administratives existantes
Vérification des obligations légales et contractuelles
Recommandations et plan d’actions correctives
Mise à disposition de profils & Externalisation via Service managé
Mise à disposition d’assistant(e)s administratifs / Office Manager en régie ou temps partagé
Gestion externalisée de l’administratif courant (contrats, factures, courriers)
Accompagnement sur la gestion des obligations légales et administratives
Audit &
Mise en conformité sociale
Audit de conformité paie et obligations sociales
Vérification des contrats, fiches de paie et déclarations
Recommandations et plan d’actions correctives
Structuration RH
Définition des process RH adaptés à la taille et aux ambitions de l’entreprise
Élaboration de fiches de postes, parcours d’intégration et procédures internes
Conseil en stratégie RH et obligations sociales
ADMIN
Mise à disposition de profils &
Externalisation via Service managé
Mise à disposition de profils en régie ou à temps partiel
Gestion externalisée de la paie et de l’administration du personnel
Accompagnement quotidien sur les obligations légales et la gestion du social
Digitalisation & Automatisation des processus RH
Déploiement et paramétrage de solutions RH (Ex. Payfit)
Automatisation des processus RH : gestion des congés, on(off)boarding, déclarations sociales, notes de frais
Interconnexion avec les outils comptables et de gestion
Structuration des processus
Définition des circuits administratifs adaptés à l’activité
Rédaction de procédures internes et supports opérationnels
Conseil en organisation administrative
Digitalisation & Automatisation des processus administratifs
Déploiementde solutions de gestion documentaire et workflow
Automatisation des tâches récurrentes : classement, relances, signatures électroniques
Interconnexion avec les outils comptables, RH et financiers
ADMINISTRATIF
Audit &
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Audit administratif, structuration des process et Office Manager à temps partagé
Gestion des tâches administratives et financières
Nous prenons en charge les fonctions administratives des TPE et PME : audit des process, structuration du back-office, externalisation des tâches récurrentes et mise à disposition d'un Office Manager à temps partagé.
Nos interventions sont modulaires et adaptées à votre organisation, sans engagement de durée ni de volume.
Office Manager à temps partagé pour PME
SOPTIMA accompagne également les PME avec des profils d’Office Manager à temps partagé afin de structurer l’organisation administrative, coordonner les opérations du quotidien et soutenir les équipes internes.
Administration Commerciale
✓ Onboarding client
✓ Gestion administrative des ventes
✓ Suivi des litiges
✓ Coordination des achats
Gestion Financière
✓ Gestion de la facturation
✓ Planification et prévisions financières
✓ Suivi de la trésorerie
✓ Préparation des éléments comptables
Ressources Humaines
✓ Gestion de la paie
✓ Onboarding
✓ Offboarding
✓ Administration du personnel
Office Management
✓ Coordination des services généraux
✓ Communication interne et externe
✓ Coordination opérationnelle
✓ Organisation d’événements
Contactez-nous pour en savoir plus
Focus sur notre méthodologie d'externalisation
Notre assurons une transition fluide et efficace, vous permettant de profiter rapidement de nos services tout en maintenant un niveau de qualité optimal.
1
Évaluation des besoins
- Interviews approfondies avec les parties prenantes.
- Identification des tâches et process à externaliser et optimiser.
- Evaluation du volume d'activités à gérer.
2
Création du plan de gestion
- Validation des domaines d'intervention (Facturation, RH, Office Management ..).
- Identification et présentation du profil expert.
- Estimation du temps et fréquence nécessaire.
- Définition des objectifs de suivi.
- Élaboration du plan de gestion (reprenant tous les paramètres de la mission).
3
Mise en oeuvre
- Réunion de cadrage pour engager la prestation.
- Intégration de notre expert métier.
- Réalisation de la mission.
- Ajustement si nécessaire (durée, process ...).
4
Suivi de la prestation
- Suivi des KPIs : satisfaction, volume géré, indicateurs spécifiques.
Contactez-nous pour en savoir plus
Exemple cas d'usage
Contexte: Une TPE de 8 collaborateurs spécialisée dans l'infogérance informatique a constaté que plusieurs collaborateurs perdaient trop de temps à gérer des tâches administratives. Pour améliorer leur productivité, les dirigeants ont décidé d'externaliser ces missions.
Évaluation des besoins
Analyse complète
Nous avons mené des entretiens avec le dirigeant et le responsable commercial pour identifier les activités administratives récurrentes effectuées par les collaborateurs.
Notre approche a permis d’identifier un volume significatif d’activités liées au traitement des demandes clients, incluant la gestion des e-mails et des appels entrants.
Création du plan de gestion
Consolidation du périmètre
Nous avons élaboré le plan de gestion, incluant les tâches à confier, le temps et la fréquence nécessaires, ainsi que les objectifs à atteindre. De plus, nous avons organisé un rendez-vous pour présenter l'expert métier désigné pour cette gestion.
Mise en oeuvre
Nous avons collaboré avec notre client pour mettre en œuvre les recommandations.
Nous avons organisé la réunion de cadrage en visio, ensuite notre Expert a été intégré et présenté à l'équipe de notre client. A l'issue de cette intégration, notre Expert a pu réaliser les tâches définies, et quelques ajustements de communication ont été fait pour faciliter les échanges avec les collaborateurs.
"L'adaptabilité a vraiment fait la différence, surtout pendant les premières semaines."
Florent, Directeur commercial
Suivi de la prestation
Un suivi mensuel a été mis en place avec notre Expert et le client afin d'évaluer les performances de notre service.
"Nous sommes ravis du choix d'externaliser nos tâches administratives et financières. Linda, qui a été affectée à notre équipe, s'est rapidement intégrée et a compris nos besoins spécifiques. Son professionnalisme et sa réactivité nous ont permis de voir des résultats immédiats. Grâce à elle, nous avons pu alléger notre charge de travail tout en maintenant la qualité de service."
Pascal, Chef d'entreprise
L'externalisation, un modèle d'efficacité
En externalisant ses tâches administratives et financières, notre client a allégé la charge de travail de ses collaborateurs, leur permettant de se focaliser sur leurs activités principales et ne plus être encombrés par la gestion des demandes clients.
Questions fréquemment posées
Transparent et à votre écoute, nous répondons à toutes vos questions.
Proposez-vous des Office Managers à temps partagé ?
Oui. SOPTIMA accompagne les PME avec des profils d’Office Manager à temps partagé afin de structurer l’organisation administrative, coordonner les opérations du quotidien et soutenir les équipes internes.
Quels types de tâches pouvez-vous externaliser ?
Nous gérons une diversité de tâches administratives et financières, comme la facturation client, la gestion des e-mails et des appels, l'établissement des paies, le suivi des formations des salariés, la mise en place d'une nouvelle mutuelle, etc.
Est-ce que l'externalisation est adaptée à ma petite entreprise ?
Oui, nos services sont flexibles et conçus pour s'adapter aux besoins spécifiques des TPE et PME, quelle que soit leur taille.
Comment garantissez-vous la sécurité des données ?
Nous mettons en place des protocoles de sécurité stricts et utilisons des outils conformes aux normes de protection des données pour assurer la confidentialité de vos informations.
Puis-je externaliser certaines tâches et en conserver d’autres en interne ?
Absolument, notre offre est flexible et vous pouvez externaliser seulement les tâches que vous souhaitez déléguer, tout en gardant le contrôle sur d’autres aspects.